7 причин, по которым автоматизация бизнес-процессов - отличная идея

Бизнес состоит из множества движущихся частей.

Ваша команда жонглирует несколькими переменными, такими как время, проекты, задачи, сроки, отчеты и отделы.

Управлять всеми этими переменными, координировать работу с различными отделами и быть синхронизированным со всеми в одно и то же время может оказаться непосильной задачей.

Включение этих переменных в уравнение требует много времени и энергии, это точно.

А распределение времени между управлением всеми этими факторами становится причиной стресса, который перерастает в разочарование.

Это разочарование может привести к тому, что вы потеряете из виду общую картину.

Команда, работающая на фрустрации, не сможет ничего добиться.

Вы пытались составлять временные таблицы, разрабатывали сроки и устанавливали рабочие процессы, но, похоже, ничего не помогает.

Все это указывает на то, что вам следует автоматизировать свой бизнес.

Итак, автоматизация определяется как трудосберегающая технология, с помощью которой процесс может быть выполнен с наименьшими усилиями или с помощью человека.

Именно так. Это все, что нам нужно. Больше не нужно сортировать файлы, браться за случайные задачи и пропускать сроки.

Технология автоматизации здесь, чтобы избавить нас от лишних хлопот.

Возможно, вы не знаете об этом, но в таких вещах, как коммуникация, управление проектами или даже запуск онлайн-бизнеса, автоматизация может помочь вам добиться большего и более быстрого успеха.

Когда мы говорим об автоматизации, мы думаем о чем-то, что минимизирует усилия и сохраняет информацию таким образом, чтобы вы могли использовать ее лучше.

Все это верно, но когда мы хотим инвестировать в технологии автоматизации, мы стремимся к концепции "все в одном".

Инструменты управления проектами являются идеальным примером концепции "все в одном".

Например, эти инструменты помогут вам создать платформу для планирования, организации, общения, анализа и реализации.

Вы настолько эффективны, насколько эффективны используемые вами инструменты.

Поэтому разумно выбрать те, которые обещают максимальные преимущества.

Держа эти инструменты "все в одном" в качестве справочника, давайте двигаться вперед, чтобы узнать, чего именно автоматизация вашего бизнеса может достичь для вашей команды.

1. 7 главных причин автоматизировать свой бизнес

1.1. Более эффективное управление временем

Благодаря этим 7 пунктам станет ясно, почему важно внедрять современные технологии для упрощения и оптимизации бизнес-процессов:

Аспект времени делает целесообразным переход от ручного управления к автоматизированному.

На рабочем месте, где управлению временем придается большое значение, инструмент автоматизации просто необходим. И следующие причины говорят об этом:

Имея централизованное место для сохранения файлов, команда может легко использовать информацию, хранить ее и никогда больше не терять. Это позволит вам сэкономить много времени, которое уходит на поиск определенных файлов и документов.
Средства автоматизации ограничивают потребность в коммуникации, создавая систему, в которой нет места путанице.
Можно также сэкономить время, создавая пользовательские отчеты и обмениваясь ими на разных платформах.
Вы не сможете пропустить сроки, поскольку время, потраченное на сортировку электронной почты, разбор файлов и зацикливание на рецензировании, сократится.
Отслеживание производительности и времени с помощью этих инструментов облегчает количественную оценку и эффективное управление временем.
Не говоря уже о том, что эти инструменты решают проблему повторения процесса настройки новых проектов и создания нового рабочего процесса, предоставляя вам шаблоны для этого.

1.2. Процесс без стресса

Экономия времени - это одно, но автоматизация также позволяет сохранить душевное спокойствие.

Бог знает, сколько сил отнимает процесс анализа отправленных нами файлов, поиск мелких деталей потерянных разговоров, просмотр различных версий одной и той же информации.

Инструменты автоматизации позволяют упростить всю систему.

И вот как:

Они поставляются с интеграцией в различные другие инструменты, поэтому вам не придется просматривать несколько платформ, чтобы найти один фрагмент информации.
Вам никогда не придется рыться в файлах или просить людей прислать их вам, если у вас есть централизованное место для хранения информации, которая может быть доступна всей вашей команде.
Хотите скрыть информацию, задачи или проекты? Не беспокойтесь. Инструменты автоматизации помогут вам ограничить информацию только для определенных членов команды.
Помимо поиска материалов и лучшего качества коммуникации, это также помогает облегчить процесс предоставления и обмена отзывами.

1.3. Рост продуктивности

Больше времени и меньше стресса - лучший коктейль для повышения производительности.

Автоматизация экономит время и снижает стресс.

Людям легче быть более продуктивными, когда вы используете средства автоматизации, потому что:

Инструменты автоматизации помогают команде быть начеку. Вносить обновления легко, и люди мгновенно получают уведомления.
Привлечение людей к работе, добавление задач в расписание - это просто и экономит время, что ведет к повышению производительности труда.
Когда файлы легко доступны, а рабочий процесс налажен, людям легко придерживаться продуктивной динамики.
45% повторяющихся задач могут быть решены с помощью средств автоматизации, что помогает сотрудникам больше сосредоточиться на действительно важных вещах.
Когда ваша работа автоматизирована и большинство процессов, которые мешали вашему рабочему процессу, управляются, легче достичь большего, достичь быстрее и достичь лучше.
Автоматизированная работа оставляет вам время для решения проблем, разработки стратегии и мозгового штурма, что поможет вашей команде быть более продуктивной.

1.4. Измеримый прогресс

Еще один важный аспект использования инструментов автоматизации - это то, что они дают подробное представление о происходящем.

Будь то состояние ресурсов, производительность отдельных сотрудников или сроки выполнения проекта - все можно отследить на одной платформе.

Следующие пункты показывают, как это положительно скажется на вашей работе:

Он предоставляет вам точную информацию о том, что происходит, и вы можете планировать дальнейшие стратегии в соответствии с этим.
Вы сможете лучше оценить, сколько ресурсов необходимо и сколько тратится.
Наблюдая за индивидуальными показателями сотрудников, становится легче отмечать взлеты и падения в их работе для предоставления обратной связи.
Возвращаться к клиентам, чтобы сообщить им о том, как продвигается проект, также становится проще, когда у вас перед глазами точные цифры.
Отслеживание времени дает вам представление о оплачиваемых часах.
Это также помогает команде на индивидуальном уровне, чтобы они могли всегда оставаться на заданном уровне и эффективно выполнять свои задачи в установленные сроки.

1.5. Усиленная связь между командами

Инструменты автоматизации облегчают работу руководства, поскольку:

Обеспечение представления о целях и этапах проекта.
Предоставление платформы для хранения всей информации, необходимой для выполнения задач.
Сплочение команды и создание общей цели, к которой они стремятся.

Автоматизация вашего бизнеса может показаться попыткой сделать все более роботизированным, но на самом деле она придает более человеческий характер, вовлекая в процесс всю команду.

Вот как автоматизация может усилить связь между командами:

Централизованное место для общения, будь то групповые чаты или виртуальные дискуссии, помогает охватить людей на одной платформе.
Обмен файлами становится проще, что упрощает совместную работу команды.
Меньше конфликтов, поскольку все находятся на одной волне.
Люди могут напрямую работать над одной и той же задачей в режиме реального времени, благодаря чему каждый член команды может внести свой вклад в проект.
Поскольку давать и принимать обратную связь становится проще, люди лучше осознают свои обязанности и свою роль в проекте.

1.6. Повышение подотчетности

Автоматизация вашего бизнеса дает каждому члену команды большее понимание всего масштаба проекта.

На самом деле, с помощью этой технологии легче выложить всю информацию, необходимую вашей команде для выполнения своих задач и внесения вклада в проект.

Такая прозрачность дает людям возможность стать более ответственными сотрудниками.

Вот как :

Делая информацию более доступной и видимой для людей, легче привлечь людей к ответственности за их работу.
Определение ролей и установление иерархии также способствует укреплению подотчетности на работе.
Установка таймеров и ведение табелей учета рабочего времени также помогают глубоко укрепить эту ценность.
Ежедневные отчеты помогают укрепить идею подотчетности на рабочем месте.

В духе прозрачности, когда производительность и ежедневная деятельность каждого открыта для всеобщего обозрения, легко стать более ответственным за свою работу.

1.7. Снижение стоимости операций

Автоматизация обеспечивает более оптимизированный и чистый интерфейс для проведения операций.

Это также означает, что при переходе от многочисленных мелких инструментов к большому универсальному инструменту экономия на операциях полностью оправдывает себя.

Фактически, согласно исследованию, компании сокращают до 40-75% своих операционных расходов благодаря интеллектуальной автоматизации.

Такие инструменты, как программные платформы для управления проектами, как правило, имеют встроенные или интегрированные функции с различными другими инструментами, которые могут помочь вам в учете, коммуникации, хранении документов и управлении контактами.

Это поможет вам опередить время и сделать разумные инвестиции.