7 практических советов по управлению проектами, которые помогут вам уложиться в бюджет

Несмотря на большое количество сходств, составление бюджета проекта отличается от операционного или финансового бюджета несколькими ключевыми моментами.

Прежде всего, операционный бюджет обычно связан с текущими долгосрочными и краткосрочными операционными расходами и другими расходами, которые обеспечивают функционирование бизнеса.

Многие владельцы бизнеса используют модель бюджетирования на нулевой основе (ZBB), которая начинается с начала каждого финансового года.

В отличие от этого, составление бюджета для проектов - это краткосрочное предложение, целью которого является покрытие расходов на материалы, рабочую силу, маркетинг и другие необходимые затраты для завершения проекта в срок.

Такие бюджеты обычно представляют собой прогнозы, основанные на пожеланиях клиента, и служат в качестве базового показателя, который помогает контролировать расходы и определять, как будет осуществляться проект.

Для любого проекта наличие правильных бухгалтерских инструментов имеет решающее значение при управлении бюджетом.

Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение оснащено важными функциями безопасности и автоматизации, чтобы сделать управление бюджетом как можно более гладким.

Автоматизированные инструменты учета, в частности, позволяют значительно сократить время на отслеживание финансов.

Мало кто продвинется далеко в любом путешествии, если не знает, куда направляется.

Чтобы сохранить концентрацию и не сбиться с пути, постоянно помните о желаемом результате.

Это поможет избежать ошибок и отвлекающих факторов, которые могут сбить проект с пути и привести к ненужным задержкам и перерасходу средств.

Ознакомьте членов команды и других людей, которые будут участвовать в проекте, с вашими целями, чтобы все остальные тоже имели в виду конечную цель.

Начиная новый проект, вы получите довольно хорошее представление о структуре, затратах и требованиях, изучив бюджеты аналогичных проектов.

После завершения каждого проекта подведите итоги вместе со своей командой и обсудите, что следует сделать по-другому в следующий раз.

Обязательно ведите тщательные, организованные записи, чтобы в случае возникновения проблем в будущем поиск и реализация ранее изученных решений отнимали меньше времени.

Это хорошая тактика составления бюджета, поскольку она поможет вам выявить области, в которых есть потери или недостатки.

Есть много способов развивать свой бизнес в рамках бюджета, и изучение того, во сколько обошлись прошлые проекты, - хороший способ улучшить стратегии управления проектами в будущем.

Таким образом, вы извлечете уроки из успехов или ошибок других и сможете избежать перерасхода материалов, подрядчиков и других необходимых вещей.

Бюджеты не всегда устанавливаются в камне.

Они представляют собой оценку того, сколько будет стоить проект в различные моменты до его завершения.

Однако точная оценка необходима для того, чтобы сдержать расходы и добиться максимально положительного результата.

Существует несколько способов, которые можно использовать для оценки бюджета.

Одним из распространенных методов является оценка по трем пунктам, при которой берется среднее значение наихудшего, наилучшего и наиболее вероятного сценария.

Этот метод не так точен, как некоторые другие, но его преимущество заключается в снижении риска превышения бюджета.

Другой вариант, параметрическая оценка, использует конкретные исторические точки данных из предыдущих проектов и применяет их в качестве основы для текущей оценки.

Поскольку при этом используется более одного набора данных, этот метод, как правило, более точен, чем другие.

Вы относитесь к тем людям, которые считают, что многозадачность помогает быстрее завершать проекты?

Возможно, вы относитесь к тем редким людям, но исследования показывают, что большинство людей при многозадачности теряют до 40% своей производительности.

Вы также увеличиваете свой стресс и рискуете упустить из виду важные детали.

Это не значит, что многозадачность иногда не нужна, но лучше научиться делегировать полномочия, когда это возможно.

Это стало особенно очевидно во время пандемии, когда многим руководителям пришлось задуматься о том, как управлять виртуальной командой, не пропуская сроки.

Доверяйте своей команде выполнять свою часть работы и сосредоточьтесь на управлении общей траекторией проекта, а не на микроконтроле каждой мелочи.

Вы можете устанавливать любые бюджеты, цели и графики проектов, но вы не можете контролировать все.

Планируйте лучшее, но имейте в запасе запасные варианты, которые позволят вам перестроиться в случае возникновения таких проблем, как сбои в цепочке поставок, болезни и стихийные бедствия.

Подумайте о том, чтобы откладывать часть бюджетных средств на случай возникновения непредвиденных проблем.

Таким образом, у вас останутся средства для завершения работы, даже если вас застанет врасплох крупный срыв проекта.

Иногда трудно не сбиться с пути, даже если все идет гладко.

Как руководителю проекта, вам, возможно, придется побороть желание постоянно пытаться сделать все идеально.

Воспользуйтесь возможностью проверить и перепроверить свою работу, но не переусердствуйте, и сохраните свое время и деньги для будущих проектов.

Всегда будут недостатки и ограничения, но именно так вы научитесь для следующего раза.

От несовместимости программного обеспечения до потери груза - там, где есть план, есть риск, что произойдет что-то, что сорвет его.

Вот почему упреждение и прогнозирование рисков - это ключ к гибкости в управлении проектами.

Вы не можете контролировать непредвиденные обстоятельства, но вы можете определить области, где риск может возникнуть.

К ним относятся накладки с расписанием, технологии, проблемы со временем или масштабом.

Разделите области потенциального риска на категории и встретьтесь с соответствующими членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы разработать способы смягчения возможных проблем.

Автоматизация может стать существенным преимуществом.

Использование автоматизации для маркетинга, безопасности и многого другого необходимо для любого бизнеса в 2021 году, и поддержание автоматизированных методов работы в фоновом режиме может стать хорошей тактикой управления рисками.

Обязательно останавливайтесь в ключевых точках проекта для переоценки и перенастройки, но знайте, что любые процессы, которые могут обеспечить резервное копирование в случае инцидента, лучше, чем риск человеческой ошибки.

Как руководитель проекта, ваша задача - добиться результата, не теряя времени и денег.

Начинать проект без хорошо продуманного бюджета - все равно, что ехать по незнакомой местности без необходимых инструментов.

Изучая опыт прошлых проектов, сохраняя гибкость и используя правильные инструменты для рационализации операций, ваша команда по управлению проектами со временем добьется лучших результатов.

Проактивный подход - это ключ к управлению долгосрочными и краткосрочными проектами, а также к тому, чтобы оставить место для незапланированных задач, которые неизбежно появятся, не нарушая рабочего процесса.

Следуя приведенным выше рекомендациям, вы сможете успешно уложиться в бюджет, не скупясь на самое необходимое, и это быстро станет второй натурой.