7 praktische Projektmanagement-Tipps, um dein Budget einhalten zu können

Obwohl es viele Gemeinsamkeiten gibt, unterscheidet sich die Budgetplanung eines Projekts von einem Betriebs- oder Finanzbudget in mehreren wesentlichen Punkten.

Ein Betriebsbudget befasst sich in der Regel mit den laufenden lang- und kurzfristigen Betriebskosten und anderen Ausgaben, die zum Betrieb eines Unternehmens notwendig sind.

Viele Unternehmer verwenden ein Zero-Based Budgeting (ZBB) Modell, das am Anfang des jeweiligen Finanzjahres beginnt.

Im Gegensatz dazu ist die Festlegung eines Budgets für Projekte eine kurzfristige Maßnahme mit dem Ziel, die Kosten für Material, Arbeitsaufwand, Marketing und andere Notwendigkeiten zu decken, um das Projekt fristgerecht abzuschließen.

Diese Budgets sind in der Regel kundenbezogene Prognosen und dienen als Grundlage für die Kostenkontrolle und Projektplanung.

Für die Verwaltung deines Budgets ist es bei jedem Projekt von entscheidender Bedeutung, über die richtigen Tools für die Buchhaltung zu verfügen.

Die Buchhaltungs-Software sollte über wichtige Sicherheits- und Automatisierungsfeatures verfügen, um die Budgetverwaltung so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Automatisierte Buchhaltungstools bieten eine enorme Zeitersparnis bei der Überwachung deiner Finanzen.

Die wenigsten Menschen kommen auf einer Reise weit, wenn sie ihr Ziel nicht kennen.

Um dich auf dein Projekt zu konzentrieren und es auf Erfolgskurs zu halten, solltest du das gewünschte Ergebnis stets im Auge behalten.

Dadurch vermeidest du Fehlentscheidungen und Ablenkungen, die zu unnötigen Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führen können.

Beziehe Teammitglieder und alle anderen am Projekt Beteiligten in deine Ziele ein, damit alle das Endergebnis kennen.

Bevor du ein neues Projekt beginnst, bekommst du eine ziemlich gute Vorstellung von der Struktur, den Kosten und den Anforderungen, indem du die Budgets von ähnlichen Projekten analysierst.

Führe nach jedem Projektabschluss eine Nachbesprechung mit deinem Team durch, um zu erörtern, was beim nächsten Mal verbessert werden sollte.

Erstelle umfassende und übersichtliche Notizen, damit du bei zukünftigen Problemen weniger Zeit für die Suche und Umsetzung der zuvor gefundenen Lösungen aufwenden musst.

Es ist eine gute Budgetmethode und hilft, Bereiche mit Ressourcenverschwendung oder Defiziten zu identifizieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, dein Unternehmen mit einem geringen Budget zu expandieren. Ein Blick auf die Kosten vergangener Projekte ist hilfreich, um deine zukünftigen Projektmanagement-Strategien zu verbessern.

So profitierst du von den Erfolgen und Fehlern anderer und vermeidest überhöhte Ausgaben für Verbrauchsmaterialien, Dienstleister und andere notwendige Kostenpunkte.

Budgets sind nicht immer absolut.

Es ist ein Kostenvoranschlag für die verschiedenen Phasen des Projekts bis zum Abschluß.

Präzise Schätzungen sind jedoch unerlässlich, um die Kosten zu begrenzen und ein möglichst positives Ergebnis zu erzielen.

Für die Schätzung des Budgets gibt es mehrere Möglichkeiten.

Eine verbreitete Methode ist die Drei-Punkte-Schätzung, bei der der Durchschnitt aus einem schlimmsten, einem besten und einem wahrscheinlichsten Szenario ermittelt wird.

Diese Methode ist nicht so zuverlässig wie andere, verringert aber das Risiko einer Budgetüberschreitung.

Bei der parametrischen Schätzung werden bestimmte historische Messwerte aus früheren Projekten verwendet und als Grundlage für eine aktuelle Schätzung herangezogen.

Diese Methode ist in der Regel genauer als andere, weil sie mehrere Messwerte verwendet.

Gehörst du zu den Personen, die glauben, dass Multitasking Projekte schneller abzuschließen hilft?

Du bist vielleicht einer dieser seltenen Menschen, die dazu in der Lage sind. Studien belegen jedoch, dass die meisten Personen beim Multitasking bis zu 40% ihrer Produktivität einbüßen.

Außerdem erhöhst du damit deinen Arbeitsstress und läufst eher Gefahr, wichtige Details zu übersehen.

Natürlich ist Multitasking manchmal notwendig, aber es ist besser, delegieren zu lernen, wann immer dies möglich ist.

Das wurde insbesondere während der Pandemie deutlich, als viele Führungskräfte überlegen mussten, wie sie das virtuelle Team-Management handhaben können, ohne Fristen zu versäumen.

Vertraue deinem Team, die notwendige Arbeit zu erledigen, und konzentriere dich auf die Leitung des Gesamtprojekts, anstatt dich um jedes kleine Detail zu kümmern.

Du kannst dir beliebig viele Budgets und Ziele setzen, aber du kannst nicht alles kontrollieren.

Plane für das beste Ergebnis und für den Fall, dass es zu unerwarteten Unterbrechungen der Lieferkette, Krankheiten oder Naturkatastrophen kommen kann.

Berücksichtige einen Teil deines Budgets für den Fall, dass unvorhergesehene Probleme auftreten.

So kannst du die Arbeit abschließen, selbst wenn du von einer größeren Projektunterbrechung überrascht wirst.

Selbst wenn alles gut läuft, ist es manchmal schwer, den Überblick zu behalten.

Als Projektmanager musst du manchmal dem Drang widerstehen, immer alles perfekt erledigen zu wollen.

Nutze die Gelegenheit, um deine Arbeit zu überprüfen und zu kontrollieren, übertreibe es aber nicht und spare deine Zeit und Geld für zukünftige Projekte.

Es wird immer Unzulänglichkeiten und Engpässe geben, aber so lernt man für das nächste Mal.

Von Software-Inkompatibilitäten bis hin zu verschwundenen Lieferungen - wo es einen Plan gibt, besteht auch das Risiko, dass etwas nicht planmäßig funktioniert.

Deshalb ist proaktives Handeln und die Einschätzung von Risiken wichtig, um im Projektmanagement flexibel zu bleiben.

Das Unvorhersehbare kann nicht kontrolliert werden, aber man kann Bereiche identifizieren, in denen Risiken auftreten könnten.

Dazu gehören Überschneidungen in der Terminplanung, Technologien sowie Probleme mit Zeitrahmen und Umfang.

Potenzielle Risikobereiche werden in Kategorien eingeteilt und mit den betreffenden Teammitgliedern und Geschäftsteilhabern erörtert, um mögliche Probleme minimieren zu können.

Automatisierung kann hier sehr hilfreich sein.

Eine Automatisierung für Marketing, Sicherheit und vieles mehr ist im Jahr 2023 für jedes Unternehmen notwendig. Automatisierte Verfahren im Hintergrund laufen zu lassen, kann eine gute Taktik für das Risikomanagement sein.

Du solltest während des Projekts an wichtigen Punkten eine Pause einlegen, um es neu zu bewerten und umzurüsten.

Alle Methoden, die bei einem Zwischenfall als Backup dienen können, sind besser, als das Risiko menschlichen Versagens einzugehen.

Es ist deine Aufgabe als Projektmanager, Ergebnisse zu erzielen, ohne Zeit und Geld zu verschwenden.

Ein Projekt ohne ein gut durchdachtes Budget zu starten, ist wie eine Fahrt in unbekanntes Terrain ohne geeignete Tools.

Wenn du von vergangenen Projekten lernst, flexibel bleibst und die richtigen Tools zur Rationalisierung von Abläufen einsetzt, wird dein Projektmanagement-Team zukünftig bessere Ergebnisse erzielen.

Proaktives Vorgehen ist für die Verwaltung lang- und kurzfristiger Projekte wichtig und lässt Raum für die unweigerlichen ungeplanten Aufgaben, ohne deinen Arbeitsablauf darunter leiden zu lassen.

Anhand der oben genannten Empfehlungen wird es dir im Handumdrehen gelingen, dein Budget einzuhalten, ohne auf das Wesentliche verzichten zu müssen.