Nuestra guía definitiva sobre las normas y regulaciones del email marketing

Lanza tu negocio en línea en solo 7 días

De los 319 mil millones de correos electrónicos enviados y recibidos todos los días, alrededor de 14,5 mil millones terminan en carpetas de spam.

El correo electrónico es la herramienta más poderosa en tu arsenal de marketing digital, pero no sirve de nada si no llega a tu público y no lo involucra.

En esta publicación, repasaremos las diferentes normas que rigen el email marketing, cómo evitar los filtros de spam y la herramienta perfecta para comenzar.

1. ¿Cuáles son las diferentes normas del email marketing?

Dependiendo de dónde se encuentre tu negocio y de dónde sean sus clientes, se aplicarán diferentes reglas.

Las dos leyes principales con las que entrarás en contacto son:

La Ley CAN-SPAM — EE. UU.
El RGPD — Europa

Estas leyes se instituyeron para proteger a los clientes de recibir correos electrónicos no solicitados e intentos de comunicación inapropiados.

Si bien la mayoría de los correos electrónicos no deseados no son ilegales, según el contenido, el contexto y el país, el envío masivo de correos electrónicos puede causarte problemas.

Demos un vistazo más de cerca a las diferentes leyes que encontrarás.

1.1. La Ley CAN-SPAM

La ley antispam que afecta a las empresas en los EE. UU. se denomina Ley CAN-SPAM.

Aprobada en 2003, la Ley CAN-SPAM se aplica a todos los correos electrónicos comerciales, no solo a los que se envían en masa.

El incumplimiento de la Ley CAN-SPAM puede ser costoso, podrías recibir una multa de hasta $43.792 por correo electrónico.

Esta legislación incluye reglas que rigen tu email marketing:

Sin información falsa en el encabezado de correo electrónico
Sin líneas de asunto engañosas
La publicidad por correo electrónico debe estar identificada
Debes informar la ubicación de tu empresa.
Explicar cómo optar por no recibir tus correos electrónicos y respetar esas cancelaciones de suscripción rápidamente
Supervisar cualquier acción de correo electrónico realizada para ti por otras partes (marketing de afiliados, servicios de terceros y referencias)

Si bien los correos electrónicos transaccionales no necesariamente se incluyen en la Ley CAN-SPAM, es posible que no incluyan ningún contenido falso o engañoso.

1.2. El RGPD

La principal legislación antispam que afecta a Europa se denomina Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y está en vigor desde mayo de 2018.

Es uno de los conjuntos de leyes más estrictos que existen, que regula la protección y la privacidad de todos los datos personales, no solo email marketing y spam.

Infringir esta ley de protección de datos podría conllevar una multa de hasta 20 millones de euros (aproximadamente 22,5 millones de dólares).

Estos son los 7 principios del RGPD:

1. Legalidad, equidad y transparencia — Comunicación clara y precisa para que tus contactos entiendan a qué se están suscribiendo

2. Limitación del propósito — Los datos personales sólo se pueden usar para lo que se recopilaron inicialmente

3. Minimización de datos — Los datos solo pueden recopilarse y limitarse a un propósito específico, y no acumularse

4. Precisión — la organización responsable debe actualizar los datos inexactos

5. Limitación de almacenamiento —los datos sólo pueden conservarse el tiempo suficiente para cumplir su propósito específico, no indefinidamente

6. Integridad y confidencialidad — Se deben aplicar medidas de seguridad apropiadas para proteger los datos personales y son responsabilidad de la organización que los recopila.

7. Responsabilidad — Las organizaciones son responsables de los datos que manejan y del cumplimiento de los 6 principios anteriores.

Esto afectará tu email marketing de las siguientes maneras:

Decir a los suscriptores exactamente lo que obtienen cuando se suscriben
No puedes vender o reutilizar tu lista de correo electrónico para cualquier otro propósito
No recopiles datos irrelevantes de tus contactos
Actualiza y limpia regularmente tu lista de correo electrónico al permitir que los contactos se excluyan y elimina las direcciones de correo electrónico inexistentes
No guardes los detalles de los contactos que opten por no participar
Restringe el acceso a los detalles de tus contactos y protege tu base de datos de amenazas físicas y cibernéticas
Tu eres responsable de la seguridad y el cumplimiento de tu email marketing

La protección de datos va más allá del marketing, así que asegúrate de que tu empresa en su conjunto cumpla con el RGPD.

1.3. Otras leyes importantes

Si tu objetivo es llegar a una audiencia internacional, hay un par de leyes más que deberás cumplir.

Aquí hay una lista de otras leyes de protección de datos y antispam que podrían afectar tu negocio:

La Directiva de la CE (Ley antispam del Reino Unido)
PIPEDA y CASL (Legislación antispam de Canadá)
The Spam Act 2003 (Reglas antispam de Australia)

Para conocer las normas antispam y de email marketing que se aplican a tu empresa, busca las normas del país en el que te encuentras y de donde proviene tu audiencia.

Puede parecer que hay muchos requisitos legales para navegar, pero estas reglas de email marketing también están ahí para protegerte.

2. ¿Por qué existen normas de email marketing?

¿Por qué existen leyes de marketing por correo electrónico?

Las direcciones de correo electrónico no son solo detalles de contacto, se han convertido en parte de nuestra identidad oficial debido al mundo en línea.

Las personas utilizan sus direcciones de correo electrónico para:

Acceder a su banca en línea
Presentar sus documentos fiscales y legales
Iniciar sesión en cuentas de redes sociales
Comprar y acceder a entretenimiento digital
Iniciar sesión en sus dispositivos y aplicaciones

Las empresas pierden 20.500 millones de dólares al año por culpa del spam, y los particulares sufren aún más.

Las normas de email marketing, como la Ley CAN-SPAM, también rigen los siguientes componentes comunes del spam:

Pornografía no solicitada
Estafas de phishing
Malware
Robo de identidad

Estas leyes protegen la información de identificación personal y evitan que nuestras bandejas de entrada se saturen con correos electrónicos no solicitados.

Si quieres seguir llegando a tu audiencia, tendrás que seguir las reglas o sufrir severas consecuencias.

3. Los 10 mejores consejos para cumplir las normas

Mantenerte alejado de la carpeta de spam no debería ser una lucha diaria para ti y tu negocio.

Es por eso que hemos creado esta lista de los 10 consejos para que tus campañas de correo electrónico cumplan 100% las normas y cómo implementarlas:

3.1. Utiliza formularios de registro para hacer crecer tu lista

El uso de un formulario de regisro es una manera fácil de obtener el consentimiento de tu contacto para enviarle correos electrónicos de marketing.

Elige un formulario de registro senciullo o doble opt-in para que tu audiencia confirme que quieren que les envíes tu contenido.

Puedes hacerlo creando cuadros de registro con un enlace de confirmación en tus páginas de captura.

Los diferentes tipos de formularios de suscripción disponibles en systeme.io

Los diferentes tipos de formularios de registro disponibles en systeme.io

Con una herramienta como systeme.io, crear oportunidades de registro es un proceso simple.

Una vez que hayas creado tu página y seleccionado el tipo de registro, puedes elegir entre una de nuestras plantillas o crear la tuya.

Al crear tu formulario de registro, recuerda lo siguiente:

No uses casillas pre-marcadas
Pide permiso expreso para comunicarte con tus leads

Tus contactos pueden tomar una decisión informada sobre si desean o no recibir sus comunicaciones de marketing.

3.2. Mantener tus encabezados claros y concisos

El lugar o la persona de la que procede tu correo electrónico debe representar a su empresa y ser preciso.

Esto significa que deberás incluir la siguiente información en tus correos electrónicos:

Los nombres de dominio — de dónde se originan tus correos electrónicos. Dirección de
Correo electrónico — el que está utilizando para enviar los correos electrónicos
Nombre de la empresa — de qué parte de su empresa es.

Configurar esto con tu servicio de email marketing es bastante sencillo.

Configuración del encabezado de correo electrónico de systeme.io

Cuando estés creando tu newsletter o campaña con systeme.io, simplemente completa tus datos en los bloques correspondientes y aparecerá automáticamente en todos tus correos electrónicos de marketing.

Al proporcionar información de contacto clara y precisa a los destinatarios de tu correo electrónico, mantendrás el cumplimiento de las normas de tus mensajes comerciales.

La información engañosa del encabezado y las direcciones de correo electrónico engañosas te meterán en problemas.

3.3. Evita las líneas de asunto engañosas

Tu línea de asunto es lo primero que ven los destinatarios del correo electrónico, por lo que debes asegurarte de que se destaque.

Cualquier esfuerzo de email marketing se desperdiciará si todos tus mensajes van directamente a la carpeta de spam.

Aquí te mostramos cómo mantener tu línea de asunto a la par con las normas de spam:

Haz que tu línea de asunto y contenido coincidan — si estás ofreciendo un 10 % de descuento, solo di eso
Evita usar palabras spam — palabras como estas activarán el filtro de spam
haz que sea clara y concisa — una línea de asunto más corta es más llamativa y es menos probable que sea engañosa

También puedes usar tu línea de asunto para cumplir con las leyes de spam al presentar lo que envías como un correo electrónico comercial.

3.4. Sé honesto cuando hagas publicidad

De acuerdo con las normas de spam, todos los mensajes de correo electrónico comerciales deben identificarse como publicidad.

Deja en claro que tu correo electrónico es un anuncio al:

Usar tu descuento en tu línea de asunto
Usar el nombre de tu empresa como remitente

Presentar engañosamente tus correos electrónicos como recomendaciones o correos electrónicos personales en una bandeja de entrada privada infringe las leyes antispam.

3.5. Comparte tu ubicación

Otro requisito de las leyes de protección de datos y spam es que las empresas deben compartir su dirección física en sus correos electrónicos de marketing.

Esto puede adoptar las siguientes formas:

Tu dirección postal válida
La dirección actual de tu empresa
La dirección postal válida de tu empresa

Esto no solo te mantiene en cumplimiento de las reglas y leyes, sino que también confirma que es una empresa legítima.

3.6. Informa a las personas cómo pueden cancelar la suscripción

Al crear formularios de suscripción, asegúrate de que la opción de cancelar la suscripción también esté disponible.

Si alguien ya no desea recibir tus correos electrónicos de marketing, debe poder cancelar la suscripción fácilmente de tu lista de correo electrónico.

Explica a tus contactos cómo pueden lograr esto.

Dependiendo de la herramienta que uses, no tendrás que esforzarte mucho aquí.

Enlace para cancelar la suscripción de correo electrónico de systeme.io

Con una herramienta como systeme.io, puedes configurar rápidamente un mecanismo de exclusión en el pie de página de tus correos electrónicos para que aparezca en tu campaña de email marketing.

Decirles a los contactos cómo abandonar tu lista de correo electrónico puede parecer contraproducente para el crecimiento de tu negocio, pero es un requisito legal importante.

Una vez que hayas recibido la solicitud de exclusión de un destinatario de correo electrónico, debes respetarla.

3.7. Respeta a quienes cancelan su suscripción

Si recibes solicitudes de cancelación de suscripción y no las cumples, todo lo que envíes a partir de entonces contará como un correo electrónico no solicitado.

Una vez que tus contactos hayan pasado por el proceso de cancelación de suscripción, deberáseliminarlos de tu lista de correo electrónico.

Algunos proveedores de servicios de email marketing tienen la automatización de marketing configurada para procesar las solicitudes de exclusión por ti.

Hay 2 cosas que debes hacer cuando realices un seguimiento de las solicitudes de cancelación de suscripción:

Elimina toda la información personal y los datos recopilados sobre ese contacto
No envíes más campañas de correo electrónico a ese buzón de correo privado

Si tu plataforma no tiene una, deberías considerar crear tu propio proceso de automatización de marketing, que hace esto por ti.

3.8. Establece una política de privacidad

Otra forma de asegurarte de que tu público comprenda el enfoque de tu empresa con respecto a las leyes contra el correo no deseado y la protección de datos es a través de tu política de privacidad.

Haz que esta página sea fácilmente accesible desde la página de inicio de tu sitio web e incluye toda la información relevante.

Si estás utilizando un creador de sitios web como systeme.io, configurarlo es un proceso súper simple:

1. Selecciona tu sitio web o túnel de ventas y crea una página de información.

Creador de túneles de ventas de systeme.io

2. Seleccione nuestra plantilla de "Política de privacidad", completa y modifica el contenido de la página para que se adapte a tu negocio.

Plantilla de política de privacidad de systeme.io

3. Crea un enlace en tu página principal a tu política de privacidad.

Si tus prácticas de seguridad de datos cumplen con las normas, se explican claramente y son de fácil acceso, tu audiencia no debería tener problemas para confiarte su información.

3.9. Supervisa a quién gestiona tu email marketing

Verifica quién maneja tu marketing por correo electrónico

Si tienes un negocio que ha crecido o ha escalado recientemente, probablemente hayas contratado o subcontratado algunos elementos de tu estrategia de email marketing.

Ya sea que tengas a un especialista en email marketing o trabajes con una agencia que se ocupe de ese aspecto de su negocio, aún eres responsable de cómo se maneja su correo electrónico.

Eso significa que deberás monitorear las siguientes actividades:

Cómo recopilan información personal
Cómo procesan los datos personales que han sido recopilados
Cómo administran el proceso de cancelación de suscripciones
Si limpian tu lista y la mantienen actualizada
Cómo protegen los datos que recopilan

Recuerda, una vez que tengas los datos de contacto y la información personal de alguien debes mantenerlos seguros.

3.10. No te olvides de los correos electrónicos transaccionales y reenviados

Las normas de spam no se aplican solo a tus mensajes de correo electrónico comerciales.

Si bien estas leyes se aplican en un grado diferente aquí, también deberás asegurarte de que los siguientes correos electrónicos cumplan con las normas:

Correos electrónicos transaccionales — sujetos a las leyes de protección de datos más que a las leyes de spam
Correos electrónicos de afiliados — los afiliados no pueden engañar a los referidos usando tus plantillas de correo electrónico
Reenviar esquemas a un amigo — tú sigues siendo la fuente original de la comunicación y, por lo tanto, eres responsable del contenido del correo electrónico

Puede parecer que hay que seguir muchas reglas, pero te salvarán de problemas más adelante.

4. ¿Qué sucede si no cumples?

Las consecuencias específicas del incumplimiento difieren según las leyes que se vieron afectadas, las reglas que se infringieron y la cantidad de correos electrónicos involucrados.

Sin embargo, aquí hay una lista de las diferentes repercusiones que podrías enfrentar por enviar spam:

Multas — grandes sumas de dinero a pagar a la Comisión Federal de Comercio (FTC) u otro organismo legal relevante
Lista negra de correo electrónico — afecta negativamente la capacidad de entrega de tus correos electrónicos
Daño a la reputación — Pocas empresas querrán colaborar contigo, y los clientes potenciales podrían evitar tu empresa.

Si la infracción va más allá del spam y se dirige a la seguridad de los datos, las repercusiones son más graves.

La mejor manera de evitar infringir estas leyes es seguir las reglas y asociarte con una plataforma segura y confiable.

5. Systeme.io: tu socio de email marketing que cumple las normas

Logo de systeme.io

Con una herramienta como systeme.io a tu lado, el email marketin bajo el cumplimiento de las normas es fácil de lograr.

Estas son algunas de las potentes funciones de correo electrónico que tendrás a tu disposición:

Genera registros con nuestro sencillo creador de formularios de arrastrar y soltar.
Envía correos electrónicos ilimitados a sus contactos
Crea newsletters con campos personalizados y enlaces para cancelar la suscripción
Usa nuestras plantillas visuales o basadas en texto
Crea secuencias de correo electrónico automatizadas
Integra tus correos electrónicos con túneles de ventas y sitios web
Realiza un seguimiento de tus métricas y recopila datos con informes y estadísticas detalladas

Además de esto, obtendrás herramientas para crear y gestionar tu sitio web, ventas en línea, sitios de cursos, ofertas de e-learning y más.

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Házte un favor y elige una plataforma que te permita cumplimir las normas con cualquier correo electrónico que envíes en el futuro.