O guia definitivo com 11 passos para impedir que seus emails virem spam

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Seus emails de marketing estão indo para o spam mas você não sabe por quê?

Com 45% de todo o tráfego de emails sendo classificado como spam, pode ser um trabalho difícil tentar impedir que seus emails caiam na temida caixa de spam.

Mas não precisa ser!

Aqui estão 11 maneiras simples e eficazes de impedir que seus emails sejam enviados para a caixa de spam.

Mas, primeiro, vamos aprender por que seus emails acabam como spam.

1. Por que os emails acabam indo para a caixa de spam?

Pode parecer óbvio, mas a principal razão pela qual seus emails acabam na caixa de spam é porque os provedores de serviços de email (ESPs) acham que você é spam.

A questão é: por que seus emails legítimos estão sendo confundidos com spam?

Para responder a essa pergunta, primeiro precisamos entender como o spam é identificado.

Existem três defesas usadas para identificar e combater o spam:

Provedores de serviços de internet (ISPs), como a Vivo e a Algar Telecom, desenvolvem suas próprias regras para identificar e bloquear qualquer atividade suspeita na internet, incluindo mensagens e emails
Leis anti-spam, como o Ato CAN-SPAM (EUA) e a GDPR (União Europeia, que serviu de base para a LGPD), são exclusivos para cada região e podem acarretar em responsabilidade criminal e penalidades, se forem violadas
Provedores de serviços de email, como o Google e o Outlook, cada um desenvolve seu próprio nível de proteção de spam, geralmente com múltiplos filtros de spam com diferentes algoritmos.

“Filtros de spam” é uma expressão que você vai ouvir muito — são os principais programas que decidem se seus emails de marketing serão classificados como spam.

Estes filtros são projetados para detectar emails não solicitados, indesejados ou infectados por vírus, e impedi-los de alcançar sua caixa de entrada.

Como em tudo, o programa é um pouco falho, muitas vezes classificando emails desejados ou importantes como spam.

Os filtros de spam podem ser particularmente impiedosos quando se trata de emails de marketing, condenando muitas campanhas de email a uma existência esquecida nas caixas de spam.

Existem mais dois termos que surgirão com frequência, e são cruciais para entender como a filtragem de spam funciona:

Reputação do remetente — uma pontuação atribuída aos seus endereços de IP pelos ISPs; quanto maior a pontuação, maior a probabilidade de um ISP entregar seus emails na caixa de entrada de um destinatário;
Entregabilidade de emails—a probabilidade do seu email ser entregue na caixa de entrada do destinatário.

Primeiro vamos analisar por que seus emails de marketing estão indo para o spam.

Abaixo estão seis práticas ruins de envio de emails que irão enviar seus emails diretamente para a pasta de spam do seu destinatário:

1.1. Você foi marcado como spam

Uma das maneiras mais fáceis para seus emails serem marcados como spam é que seus destinatários ativamente marquem seus emails como spam.

Depois que eles fazem isso, todo email que você envia para eles irá diretamente para a caixa de spam, sem nenhuma chance de chegar à caixa de entrada deles novamente.

Se isso acontecer muito, os filtros de spam começam a sinalizar seus emails como spam para todos os outros destinatários.

Os destinatários sinalizam seus emails ou porque eles não querem mais recebê-los ou porque não se lembram de terem feito a inscrição.

Uma maneira de contornar isso é facilitar para os destinatários cancelarem a assinatura da sua lista.

Dessa forma, eles não receberão mais seus emails e você não será marcado como spam — todos ganham!

1.2. Seus emails não estão autenticados corretamente

Para garantir que você não seja uma fraude, os ESPs usam os próprios protocolos que você publicou para seus emails a fim de provar sua identidade.

Ao não autenticar seus emails corretamente, os ESPs não sabem se o email é realmente seu ou de um fraudador.

Essa incerteza realmente assusta os ESPs — se eles não conseguem confirmar que é realmente você, eles preferem enviá-lo para a caixa de spam do que deixar um email enganoso escapar para a caixa de entrada.

Isso também permite que outras pessoas se passem por você e enviem emails fraudulentos em seu nome, pois os ESPs não têm como realmente verificar que é você que está enviando o email.

Isso pode ter efeitos desastrosos no seu relacionamento com seus assinantes — é preciso apenas um golpe de email fraudulento com seu nome e eles nunca mais abrirão outro email seu!

1.3. Você está enviando sem permissão

A lição número 1 dos fundamentos de email marketing é sempre pedir permissão antes de enviar emails e mensagens para as pessoas.

Comprar uma lista de emails que não foi construída por você mesmo significa que você envia emails para pessoas que não solicitaram e provavelmente não os querem— essa é a definição literal de um email spam.

Você também estará violando as leis anti-spam, o que pode resultar em algumas multas e penalidades pesadas.

Por que arriscar tudo isso quando você pode construir sua própria lista de leads qualificados que não somente irão receber seus emails na caixa de entrada mas também serão muito mais propensos a engajar?

1.4. Você tem uma lista de emails ineficaz

Além de ter uma lista de emails comprada, existem algumas outras maneiras pelas quais sua lista de emails pode afetar sua entregabilidade de emails:

Uma lista com endereços de email inativos — enviar emails para contas inativas/desativadas resulta em uma bounce rate alta, o que é uma grande bandeira vermelha para os filtros de spam
Uma lista com baixo engajamento — se as pessoas não estão abrindo seus emails, ou seja, você tem taxas de abertura baixas, esse é um indicador claro para os filtros de spam de que as pessoas não estão interessadas em seus emails.

Enviar emails para as pessoas erradas não apenas desperdiça seu tempo e seu dinheiro, como também impede que os emails cheguem à caixa de entrada das pessoas certas.

1.5. O conteúdo do seu email aciona filtros de spam

Quando se trata do conteúdo real de seus emails, há algumas coisas que são particularmente boas para acionar filtros de spam:

Muitas palavras de gatilho de spam

Palavras específicas são frequentemente associadas a spam — palavras e expressões como “grátis”, “dinheiro fácil” e “sem riscos”.

Pontos de exclamação em excesso, letras maiúsculas e emojis também são considerados gatinhos de spam.

Links enganosos

Os filtros de spam são alertados por links que direcionam para sites não-seguros, que estão associados a malware ou nos quais a URL exibida não corresponde à URL de destino.

Anexos

Anexos são umas das principais formas de distribuição de malware, por isso eles alertam rapidamente os filtros de spam.

Além disso, eles diminuem a velocidade de carregamento dos seus emails, o que pode incomodar os usuários, fazendo com que usem o botão de spam.

Muitas imagens e pouco texto

Para evitar ser sinalizado por palavras de gatilho de spam, os spammers (que enviam spam) começaram a usar imagens em vez de texto.

Por causa disso, os filtros de spam agora ficam muito desconfiados quando uma imagem grande ou muitas imagens pequenas são usadas com bem pouco texto.

Uma linha de assunto enganosa

Os spammersgeralmente enviam spam com uma linha de assunto enganosa que não corresponde ao conteúdo, para induzir os destinatários a abrir seus emails.

Por exemplo: “Você foi marcado em uma (1) publicação", “RE: Prazo de trabalho” ou “Seu pedido está sendo processado”.

Ortografia ou gramática incorretos

A maioria dos spams está repleta de erros de ortografia e gramática — os spammers costumam usar traduções automáticas para traduzir seus emails para o português.

Esses erros também podem fazer com que seus emails pareçam pouco profissionais — nem os filtros de spam nem seus leitores ficarão muito impressionados.

1.6. Você tem informações de remetente imprecisas

Por fim, a razão pela qual seus emails são marcados como spam pode ser por que o seu nome de remetente não corresponde ao seu endereço de remetente.

Segundo o Ato CAN-SPAM, isso é proibido.

Por exemplo, você pode receber um email com nome de remetente “Outlook” mas, ao verificar o endereço de email real, ele é uma coleção de letras e números aleatórios — é claramente um spam.

As leis anti-spam também exigem que você inclua um endereço físico válido, que geralmente pode ser encontrado no rodapé do email, acima do link para descadastramento.

Endereço físico da Systeme.io nos emails

Omitir seu endereço físico ou adicionar um endereço falso irá imediatamente acionar os filtros de spam.

2. 11 dicas práticas para impedir que seus emails virem spam

Agora que você já sabe exatamente o que não fazer, podemos analisar aquilo que você deve fazer.

Aqui estão 11 dicas práticas que ajudarão a levá-lo diretamente para a caixa de entrada de seus destinatários e evitar as garras malignas da caixa de spam:

2.1. Use um provedor de serviços de email confiável

Usar um provedor de serviços de email de alta qualidade e boa reputação tem muitas vantagens, quando se trata de evitar spam:

Os filtros de spam confiam no seu endereço de email

Os ESPs confiáveis tendem a ter múltiplos controles que evitam que spammers usem seu software.

Se o seu endereço de email e IP são de ESPs altamente confiáveis, é mais provável que os filtros de spam confiem que você não é um spammer e menos propensos a denunciá-lo como spam.

Você pode evitar filtros de spam

Os ESPs mais populares possuem verificações embutidas que informam se você está acionando os filtros de spam antes de você enviar seu email.

Você pode ter certeza de que está cumprindo todas as leis anti-spam

A maioria dos principais ESPs cumprem as leis anti-spam e obrigam você a fazê-lo também.

Dessa forma, você não precisa se preocupar em violar inadvertidamente a Lei CAN-SPAM ou LGPD e correr o risco de receber uma multa considerável.

No geral, usar um provedor de serviços de email confiável não apenas melhora sua entregabilidade de emails, mas também torna o processo de evitar acionadores de spam muito mais simples e rápido.

2.2. Autentique seus emails

Como mencionado anteriormente, a autenticação de email envolve a publicação de um conjunto de protocolos para os ESPs usarem quando receberem seus emails, para garantir que é você realmente.

Se você é usuário do Gmail não precisa se preocupar com isso, porque acontece automaticamente com sua conta do Gmail.

Mas se você tem seu próprio endereço de email customizado, você deve prestar atenção.

Existem quatro métodos de autenticação:

Sender Policy Framework (SPF) — ao comparar o endereço de IP do remetente e os IPs autorizados para enviar a partir do seu domínio, esse protocolo pode confirmar sua identidade
Domain Keys Identified Mail (DKIM) — garante que as mensagens não sejam alteradas durante o processo de envio
Domain-Based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) — ambos os protocolos SPF e DKIM são exigidos para enviar e entregar o email
Brand Indicator for Message Identification (BIMI) — anexa sua logo aos emails para torná-los mais reconhecíveis para seus destinatários.

Para configurar estes métodos de autenticação, tudo o que você precisa fazer é adicionar registros TXT às configurações DNS do seu domínio.

Isso pode ser feito através do seu provedor de email.

2.3. Configure um sistema de opt-in duplo

Sistema de opt-in duplo da Mandaê

A falta de confirmação de email é uma das principais razões pelas quais as pessoas têm listas de emails bagunçadas em primeiro lugar — e todos nós sabemos o que uma lista de endereços de email inativos ou desinteressados pode fazer com a sua entregabilidade.

Ao construir sua lista de email, você tem duas opções para os seus formulários de inscrição:

Opt-in simples — para se inscrever, as pessoas precisam apenas inserir seu endereço de email e estarão automaticamente adicionadas à sua lista de email
Opt-in duplo — quando alguém insere seu endereço de email, um email de confirmação é enviado, no qual precisa clicar em um link para confirmar que aquele endereço de email funciona.

O problema dos sistemas de opt-in simples é que qualquer pessoa pode inserir qualquer endereço de email, mesmo que ele tenha um erro de digitação ou nem mesmo exista, e será automaticamente adicionado à sua lista de emails.

Isso pode aumentar sua bounce rate drasticamente, enviando seus emails direto para as caixas de spam.

Um sistema de opt-in duplo garante que todo endereço de email adicionado à sua lista funcione de verdade.

Ele também oferece às pessoas mais uma chance de decidir se elas realmente querem se inscrever em sua lista.

Ter um sistema de opt-in duplo desde o início garante que você construa uma lista de assinantes ativos e interessados, diminuindo suas chances de ser marcado como spam e ajudando sua entregabilidade a longo prazo.

2.4. Limpe sua lista de emails regularmente

Mesmo com um sistema de opt-in duplo, sua lista de email pode ficar um pouco desorganizada com o tempo.

As pessoas alteram seus endereços de email ou mudam seus interesses, e uma lista eficaz de assinantes ativos e interessados pode se transformar em uma lista de leads obsoletos.

Para evitar que isso aconteça, uma boa prática de email marketing é limpar regularmente sua lista de emails e eliminar o peso morto dos assinantes inativos.

Para encontrar estes assinantes, verifique as taxas de abertura, bounces, engajamento baixo, endereços duplicados e denúncias de spam.

Você pode não querer desistir deles ainda, e campanhas de email de reengajamento podem ser uma boa última tentativa de trazer o lead de volta à vida antes de desligar os equipamentos.

Mas, se isso não funcionar, é hora de dizer adeus e removê-los da sua lista.

Fazer isso apenas aumenta seu engajamento, promove uma reputação de remetente alta e melhora sua entregabilidade.

2.5. Facilite o cancelamento da inscrição

Botão de cancelamento da inscrição da Systeme.io

Embora uma limpeza profunda da sua lista de emails seja necessária de vez em quando, existe uma forma de deixar sua lista fazer isso por si mesma — através de um botão de cancelamento de inscrição.

Veja o porquê você deve incluir um botão de descadastramento em seus emails:

Facilitar para as pessoas cancelarem a inscrição economiza seu tempo de analisar as taxas de abertura e de cliques para encontrar os assinantes desinteressados
É um requisito da maioria das leis anti-spam, incluindo o ato CAN-SPAM
Você deve preferir que as pessoas cancelem a inscrição do que marquem seu email como spam, o que irá causar uma má reputação e problemas de entregabilidade.

Além disso, você também pode adicionar um botão de preferências:

Isso dá aos assinantes a opção de ajustar suas preferências, permitindo que eles escolham quais campanhas de email querem receber
Isso reduz seu número de descadastramentosao mesmo tempo que ainda evita denúncias de spam
Os assinantes ficarão mais engajados, pois receberão conteúdos em que realmente estão interessados.

Adicionar um botão de cancelamento e um botão de preferências vai permitir que você mantenha os assinantes que irão ajudar sua reputação de remetente, não prejudicá-la.

2.6. Faça com que seus assinantes coloquem você na lista de permissões

Os provedores de serviços de email que você deseja os emails das pessoas que estão na sua lista de contatos, portanto, eles não são spam.

Portanto, se você conseguir entrar nas listas de contatos de seus destinatários, nunca precisará se preocupar em ser marcado como spam

Para fazer isso, você pode pedir a seus destinatários que coloquem você na lista de permissões, o que implica adicionar seu endereço “De” à lista de contatos ou lista de remetentes confiáveis.

Estes são os passos que você pode seguir para fazer isso:

1. Quando você conseguir um novo assinante, envie a eles um email de boas-vindas.

2. Neste email, adicione uma seção pedindo para seu novo assinante incluí-lo em sua lista de contatos — desta forma, todos os seus futuros emails sempre alcançarão a caixa de entrada do assinante e nunca se tornarão um email spam.

3. Comece a seção com “Para garantir que você não perca nenhum email, por favor adicione [endereço de email] a seus contatos ou lista de permissões”.

4. A seguir, você explica aos assinantes exatamente como fazer isso.

Aqui está um exemplo, da empresa americana Morning Brew, que possui uma newsletter diária sobre negócios muito popular e que usa seu email de boas-vindas para dizer aos destinatários exatamente como incluir o endereço de email deles:

Email de boas-vindas da Morning Brew

2.7. Evite usar palavras de gatilho de spam

Palavras de gatilho de spam

Como sabemos, palavras de gatilho de spam são palavras e frases que são frequentemente encontradas em spam para induzir o leitor a agir.

Alguns dos principais exemplos de palavras de gatilho de spam são:

Clique aqui
Imperdível
Melhor preço
Não perca tempo
Peça agora
Ilimitado
Caro Amigo
Bilhão de reais
Sem compromisso
Imediato.

Infelizmente, há mais centenas de outras palavras, até mesmo incluindo uma palavras simples como “receba”.

É impossível evitá-las completamente, mas você deve ao menos mantê-las bem longe das suas linhas de assunto.

Usar palavras de gatilho de spam em seu conteúdo pode ser aceitável, desde que você não esteja fazendo mais nada para acionar um filtro de spam.

2.8. Otimize o conteúdo e o design do seu email

O conteúdo e o design do seu email podem impedir que os emails cheguem às caixas de entrada, desempenhando um papel importante na filtragem de spam.

Por isso, aqui estão algumas dicas práticas que dizem exatamente o que fazer para vencer os filtros:

Evite palavras de gatilho de spam em seu assunto — estas palavras são aceitáveis em seu conteúdo mas são muito perceptíveis pelos filtros de spam em sua linha de assunto
Certifique-se que sua linha de assunto está de acordo com seu conteúdo — não engane o destinatário para fazê-lo abrir seu email; você ainda pode ser criativo mesmo sendo honesto e transparente
Tenha um endereço de remetente claro — sempre deve estar claro para o destinatário de quem é o email, e o endereço do remetente deve estar de acordo com o nome do remetente
Inclua seu endereço físico — a menos que você queira uma multa elevada, certifique-se de incluir seu endereço físico em algum lugar do seu email
Use um botão de call to action (CTA) em vez de links — como os filtros de spam suspeitam de links, um botão de CTA geralmente funciona melhor
Use apenas links confiáveis — se você vai usar links, tenha certeza de que eles estejam vinculados a um site seguro que não tenha conexão com malwares
Tenha uma boa proporção entre imagem e texto — adicionar palavras de gatilho de spam a imagens é uma ótima forma de evitar os filtros de spam, mas certifique-se de adicionar uma boa quantidade de texto para que os filtros de spam não achem suspeito
Tente não enviar anexos — como os filtros de spam e os usuários de email são extremamente cautelosos com anexos, use-os apenas quando for absolutamente necessário, por exemplo, para enviar um lead magnet
Revise tudo — Verifique duas e três vezes todo o seu email em busca de erros técnicos, e use um verificador gramatical, como o Grammarly, para garantir que as mensagens tenham ortografia e gramática perfeitas

Use isto como um checklist e tenha certeza de verificar tudo antes de clicar em enviar.

2.9. Envie emails para seus assinantes regularmente

Se você enviar emails para seus assinantes apenas raramente, você facilita para que eles esqueçam de você.

Então, quando você finalmente decide entrar em contato com eles, primeiramente eles nem se lembrarão de ter feito a inscrição, e enviarão você em uma viagem só de ida para a cidade do spam.

Você também não deve enviar emails em excesso, o que acaba incomodando seus assinantes e fazendo com que cliquem no botão de spam ou de cancelamento de inscrição.

Encontrar o cronograma e a frequência perfeitos vai depender do seu nicho e de cada campanha de email marketing.

Faça experiências com seu cronograma e frequência de envio, e use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para ver o que funciona para você e sua lista de emails.

Alguns KPIs importantes para ficar de olho são:

Denúncias de spam — quantos destinatários estão marcando seus emails como spam
Taxa de abertura — quantos emails estão sendo abertos
Taxa de cliques — quantos emails estão recebendo interação nos links
Taxa de entregabilidade — quantos emails estão chegando na caixa de entrada dos destinatários.

2.10. Esteja em conformidade com as leis anti-spam

Foi enfatizado o quanto seguir as leis de email marketing é importante para sua entregabilidade, reputação e negócio em geral.

Discutimos as duas principais leis anti-spam, a lei CAN-SPAm e a LGPD.

Outra importante a ser conhecida é a Lei Canadense Anti-Spam (CASL, na sigla em inglês).

Aqui está um curso rápido em formato de tabela, comparando as 3 principais leis anti-spam e de proteção de dados:

Tabela comparativa das leis anti-spam e de proteção de dados

2.11. Use um verificador de spam

Se você ainda está preocupado que seu email vá para o spam, você pode sempre recorrer aos verificadores de spam, para ficar mais tranquilo.

Uma ferramenta de verificação de spam age como um filtro de spam, avaliando se seu email é considerado spam ou não, porém, não há riscos envolvidos.

Isso dá te dá espaço para cometer erros e aprender a corrigi-los sem ter que afetar negativamente sua reputação ou entregabilidade.

Aqui está uma lista com alguns dos principais verificadores de spam:

Litmus.com
Postmark
Email on Acid
Mailgun
SpamAssassin
MxToolbox
GlockApps
IsNotSpam
Spamanalyze
Blacklist Check

3. Conclusão

Contanto que você siga essas 11 práticas recomendadas, verá um grande aumento em sua entregabilidade, reputação de remetente e no sucesso do seu email marketing!

É importante notar que, não importa o que você faça, você ainda terá alguns emails perdidos caindo na armadilha do spam.

Se você está procurando uma plataforma de email marketing de alta qualidade para te ajudar a vencer os filtros de spam, experimente a Systeme.io— uma plataforma all-in-one de marketing digital com tudo o que você precisa para executar seu negócio online.

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Evite que seus emails virem spam com este guia de 11 etapas debaixo do braço e a Systeme.io ao seu lado!

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